Flexius biedt haar klanten een telefoonservice. Klanten van Flexius krijgen een receptionist op afstand die telefoontjes namens het bedrijf opneemt. Deze telefoontjes worden door Flexius geregistreerd en aan het einde van de dag wordt er een e-mail naar de klant verzonden met daarin alle opgenomen berichten. Er werd gebruik gemaakt van een zwaar verouderde Access database voor de registratie van de berichten. Afgeleid van het oude programma hebben wij in samenwerking met Flexius een CRM systeem en notificatiesysteem gerealiseerd.
Door mee te kijken met de dagelijkse werkzaamheden werd al snel duidelijk waar de processen optimaal geautomatiseerd konden worden. Het CRM-portal is gebruiksvriendelijk, toekomstbestendig, flexibel, veilig en goed uitbreidbaar. In de nieuw ontwikkelde portal zijn alle historische notities direct overzichtelijk per klant en kunnen telefoongesprekken eenvoudig worden doorgeschakeld via de Cloudcentrale. De frequentie van de berichten worden naar wens van de klanten geconfigureerd. Aan het eind van de dag wordt een duidelijke samenvatting van alle ontvangen telefoontjes automatisch verstuurd naar de juiste personen.
Als er wordt gebeld voor een klant zien medewerkers van Flexius direct voor welke klant het is en worden de klantgegevens getoond, zoals historische notities en welke medewerkers beschikbaar zijn.
Via de Cloudcentrale kunnen medewerkers van Flexius telefoongesprekken eenvoudig doorschakelen, zodat de telefoontjes snel terecht komen bij de juiste personen.
Aan het eind van de dag wordt een duidelijke samenvatting van alle ontvangen telefoontjes automatisch verstuurd naar de juiste personen. Door dit proces te automatiseren wint Flexius tijd en voorkomen ze onnodige fouten.
Het CRM systeem verzamelt gegevens van alle klanten op één locatie, waardoor medewerkers van Flexius niet hoeven te zoeken naar informatie en de telefoontjes snel kunnen doorschakelen naar de juiste personen. Het CRM systeem geeft een uitgebreide contacthistorie, automatiseert taken van medewerkers en is extra beveiligd.
Voorheen konden de medewerkers van Flexius alleen via een programma op hun computer in het systeem. Het CRM systeem is nu beschikbaar via de cloud zodat het overal en altijd toegankelijk is, er is alleen internetverbinding nodig.