Hoe API’s je content en klantdata synchroon houden

API’s zorgen ervoor dat je website, CRM en marketingtools automatisch met dezelfde gegevens werken. In dit blog lees je wat een API is, wat losse systemen je kosten en waar je op let als je ze koppelt.

Een klant van een leasemaatschappij geeft in het klantportaal zijn nieuwe adres door. Twee weken later krijgt hij een nieuwsbrief en een factuur op zijn oude adres, omdat het CRM en het e-mailsysteem de wijziging nooit hebben ontvangen. Een medewerker van de klantenservice zoekt het uit in drie systemen, past het adres twee keer met de hand aan en belt de klant terug om excuses te maken.

Wat kost het als je systemen niet met elkaar praten?

De meeste organisaties werken met een CMS, een CRM, een e-mailtool en vaak ook een webshop of klantportaal. Elk systeem bewaart zijn eigen versie van dezelfde klant. Verandert er iets, dan moet iemand dat in elk systeem apart aanpassen.

Dat kost op drie plekken tijd en geld:

• Marketing verstuurt campagnes met verouderde gegevens en werkt met segmenten die niet compleet zijn.
• Sales mist kansen, omdat een lead uit het websiteformulier pas dagen later in het CRM staat.
• Klantenservice is vooral bezig met zoeken in verschillende databases in plaats van met het helpen van klanten.

Na een tijdje weet niemand meer welk systeem de juiste gegevens bevat. Teams nemen dan beslissingen op basis van aannames.

Wat is een API?

Elk systeem spreekt zijn eigen taal. Zonder vertaling ertussen blijft data staan op de plek waar hij is ingevoerd, en zet een medewerker hem met de hand over naar het volgende systeem.

Een API, een application programming interface, lost dat op. Je kunt een API zien als een tolk tussen twee systemen. De API legt vast welke gegevens de systemen uitwisselen en in welke vorm, zodat ze op de achtergrond met elkaar kunnen communiceren.

Stel, je past een productomschrijving aan in je webshop. Zonder API verander je diezelfde tekst ook in je CMS, je nieuwsbrieftool en je voorraadsysteem. Met een API gaat de wijziging automatisch naar de andere systemen. Je voert het één keer in en het is overal bijgewerkt.

Wat levert een API-koppeling op?

Handwerk tussen systemen voelt per keer klein: een adres overtypen, een export maken, een lijst in Excel plakken. Opgeteld kost het elke week uren en levert het steeds weer tikfouten op. Een API-koppeling neemt dat werk over en zorgt dat je teams met actuele gegevens werken.

Waar let je op bij het koppelen van systemen?

Een koppeling die snel even gebouwd is, werkt vaak prima tot er iets verandert. Een tool krijgt een update, een veld heet ineens anders en de data loopt vast zonder dat iemand het merkt. Met deze vier punten voorkom je dat.

1. Zorg voor een goede data-architectuur. Bepaal vooraf hoe je systemen met elkaar verbonden zijn. Zonder dat plan ontstaat een web van losse koppelingen dat lastig te onderhouden is.
2. Kies per soort data een leidend systeem. Spreek af welk systeem de bron is voor klantgegevens, orders en content. Zo voorkom je dat systemen elkaars wijzigingen overschrijven.
3. Bouw schaalbaar. Begin met de koppeling die het meeste handwerk scheelt en breid daarna stap voor stap uit, met de toekomst in gedachten.
4. Regel veiligheid en governance. Data-uitwisseling moet voldoen aan de juiste beveiligingsmaatregelen en aan privacywetgeving zoals de AVG.

In de praktijk is de techniek van een koppeling zelden het lastigste deel; de vraag welk systeem leidend is voor een klantadres, het CRM, de boekhouding of toch het portaal waar klanten het zelf aanpassen, levert in de meeste trajecten meer overleg op dan het bouwen zelf.

Hoe True People je systemen koppelt

Een losse koppeling tussen twee systemen lost vaak één probleem op en maakt het geheel ingewikkelder. Daarom kijken we bij True People eerst naar je processen, je systemen en je plannen voor de komende jaren. Daarna bepalen we samen welke koppelingen je nodig hebt.

Met ons dataplatform ADAPT bouwen we één centrale laag tussen je systemen. Daarin brengen we data uit al je tools samen, beheren we hem centraal en sturen we hem door naar de systemen die hem nodig hebben. Je website, CRM, webshop en marketingtool werken zo met dezelfde gegevens. Komt er later een nieuwe tool bij, dan sluiten we die aan op de centrale laag zonder de rest om te bouwen.